Информационный обмен между структурными подразделениями РБСМЭ МЗ РТ

Publication in electronic media: 04.10.2011 under http://journal.forens-lit.ru/node/315
Publication in print media: Актуальные вопросы судебной медицины и права, Казань 2011 Вып. 2

Республиканское бюро судебно-медицинской экспертизы МЗ РТ

Использование современных информационных технологий является необходимым условием эффективной деятельности и приоритетным направлением развития судебно-медицинской службы Республики Татарстан. Задача развития информатизации бюро является важнейшей составляющей в деятельности отдела АСУ, функционирующего в бюро с 2002 г.

С 2009 года РБСМЭ МЗ РТ активно использует в своей работе оперативный информационный обмен между структурными подразделениями посредством электронной почты. Это стало возможным благодаря подключению Республиканского бюро судебно-медицинской экспертизы МЗ РТ к государственной интегрированной системе телекоммуникаций Республики Татарстан (ГИСТ РТ). ГИСТ РТ была создана в 2004 году в соответствии с распоряжением Кабинета Министров Республики Татарстан №1233-р от 19.08.2004 г. для нужд органов государственной власти РТ, научно-образовательных организаций и учреждений бюджетной сферы. Оборудование ГИСТ РТ установлено в 66 узлах электросвязи на территории Республики Татарстан. В настоящее время в едином информационном пространстве республики при поддержке ГИСТ РТ работает свыше 6,5 тысяч организаций по всей Республике Татарстан.

Доступ к Интернету и, соответственно, к электронной почте в настоящее время имеют 16 районных (межрайонных) судебно-медицинских отделений, судебно-химическое, судебно-биологическое, судебно-гистологическое и физико-техническое отделения (табл.). В остальных районных отделениях фактором, препятствующим подключению к ГИСТ РТ, является их недостаточное материально-техническое состояние (отсутствие телефонной линии, компьютера в отделении, отдельного кабинета для организации рабочего места с выходом в Интернет).

Таблица. Районные (межрайонные) судебно-медицинские отделения, подключенные к ГИСТ РТ

В связи с этим нами был разработан «Порядок направления документов по электронной почте» [2], регламентирующий обмен информацией по электронной почте между структурными подразделениями бюро, включая районные отделения.

Согласно данному регламенту по электронной почте направляются информационные письма, запросы, приказы по основной деятельности бюро, заключения экспертиз и акты исследования, результаты лабораторных исследований, фототаблицы, другая служебная информация. Направление документов по электронной почте служит лишь для ускорения передачи информации и не заменяет их отправку на бумажном носителе по почте.

Электронная версия документа представляет собой отсканированный документ, включающий в себя фамилию, имя, отчество заведующего структурным подразделением, подписавшего документ; фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон; номер и дату документа.

Отправление документа осуществляется в течение текущего рабочего дня, если документ предоставлен до 16:00, или на следующий рабочий день до 12:00, если документ предоставлен после 16:00. Документы с пометкой "срочно" и визой руководителя структурного подразделения отправляются немедленно. Подтверждением о прочтении письма адресатом является собственноручно написанный, а не автоматически сформированный почтовой программой, ответ адресата.

Анализ использования информационного обмена между структурными подразделениями бюро показал, что направление результатов лабораторных исследований в районные (межрайонные) СМО позволило значительно сократить сроки выполнения экспертиз (исследований), оперативно получать консультации по особо сложным случаям с ведущими специалистами бюро – кураторами отделений и заведующими. Применение Интернета существенно расширило возможности судебно-медицинских экспертов в получении научно-практической информации для повышения научной и профессиональной квалификации и решения практических экспертных задач.

В настоящее время все районные (межрайонные) СМО практически одномоментно оповещаются о всех изменениях в правовой документации, в законодательстве, ведомственных документах Министерства здравоохранения РТ, своевременно получают внутренние распоряжения руководства бюро посредством рассылки по электронной почте.

Недостатком такого вида документооборота является то, что электронные документы лишь дополняют бумажные, но не заменяют их. Это связано, прежде всего, с тем, что информационный обмен с помощью стандартных средств электронной почты осуществляется на доверительной основе, и достоверность документов гарантируется лишь должностным статусом сотрудника, ответственного за прием-получение электронной почты. Заключения эксперта и акты исследования, отсканированные и отправленные по электронной почте, не имеют доказательной силы и не могут фигурировать в суде в качестве письменных свидетельств.

Следующим этапом развития процессов управленческой и экспертной деятельности является полномасштабное применение в бюро средств вычислительной техники при обработке информации и перенос документооборота с бумажных носителей в электронную среду, что позволит значительно повысить оперативность и «прозрачность» обращения документов.

Современные системы электронного документооборота являются полноценным инструментом управления, организуют все процессы жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, утверждение (подписание), исполнение, отправку в «дело» или архив. Кроме этого, эти системы обеспечивают необходимый сервис для хранения, поиска и систематизации электронных документов, а также разделения прав доступа к ним.

С 2010 года Республиканское бюро судебно-медицинской экспертизы МЗ РТ является участником Единой межведомственной системы электронного документооборота органов государственной власти Республики Татарстан (ЕМСЭД).

ЕМСЭД, действующая в республике с 2005 года, позволяет рационально использовать время и ресурсы, ускоряет процесс согласования и принятия решения. К ЕМСЭД подключены все министерства, ведомства и муниципалитеты, около тысячи государственных и муниципальных учреждений, а также ряд коммерческих организаций республики. Система насчитывает порядка 11 тысяч пользователей, в ней работают все первые лица Республики Татарстан.

ЕМСЭД позволяет в любое время, в любых условиях работать со служебными документами, оставлять голосовые и письменные поручения, заверять документы с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Создан механизм сквозного контроля – по каждому поручению имеется актуальная информация о стадиях рассмотрения на всех уровнях.

Указом Президента Республики Татарстан [3] определены условия (положение о документообороте организации), при которых оригинал документа существует в электронном виде, а его копии при необходимости могут изготавливаться на бумаге. Юридическая значимость документов, созданных в ЕМСЭД, обеспечивается электронно-цифровыми подписями. Механизм ЭЦП использует сертифицированные программные средства и удовлетворяет всем нормативным документам по криптографической защите информации. ЭЦП обеспечивает однозначную идентификацию автора документа и защиту документа от несанкционированного изменения. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [4] уравнивает ЭЦП электронного документа с собственноручной подписью на бумажном носителе [1].

По различным оценкам, рассмотрение документов в электронном виде экономит время руководителя на 30-50%, а за счет возможности удаленной передачи документов (в командировке, на совещании) значительно сокращается период с момента поступления документа до его рассмотрения.

Возможности ЕМСЭД используются для организации внутреннего электронного документооборота бюро. В настоящее время доступ к ЕМСЭД имеют начальник бюро, его заместители, заведующие структурными подразделениями, районные судебно-медицинские эксперты. В ЕМСЭД в электронном виде создаются и направляются следующие документы: предложения, запросы, ответы, сообщения, извещения, подтверждения, приглашения, поздравления, письма о проведении мероприятий, отчеты, графики, планы, докладные и служебные записки, справки и т.д. Исключение составляют документы постоянного срока хранения: нормативные правовые акты, приказы по личному составу и основной деятельности, доверенности, соглашения, уставные документы и т.д.

Использование для передачи информации электронных средств связи способствует активному взаимодействию бюро с органами государственного управления. Так, бюро имеет возможность предоставлять статистические, кадровые, финансовые отчеты в электронном виде, вести через электронные торги в Интернете в режиме «он-лайн» закупки необходимого оборудования, расходных материалов, медикаментов и реактивов.

Еще одним видом информационного обмена между структурными подразделениями бюро является использование сайта судебно-медицинской службы РТ www.sudmedrt.kgts.ru. Сайт разработан с учетом всех современных требований. Здесь регулярно размещается информация для сотрудников бюро об общественных мероприятиях, новых научных разработках, работе Татарстанского отделения общероссийской общественной организации «Всероссийское общество судебных медиков» и другие новости. С 2010 года в структуре сайта появилась возможность организации личного кабинета для каждого районного (межрайонного) судебно-медицинского отделения. В личном кабинете может быть размещена, например, документация кадровой службы по конкретному подразделению: документация на оплату, приказы по личному составу и основной деятельности, заявления сотрудников и пр.

Преимущества внедрения информационного обмена между структурными подразделениями бюро очевидны. Это, в первую очередь, оперативность и легкость использования, так как отправка и прием сообщений электронной почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, а также ее доступность практически в любом месте. Экономический эффект использования электронной почты состоит также в том, что отправка электронного письма в ГИСТ РТ для бюро является бесплатной. Кроме этого, электронная почта позволяет рассылать письма сразу нескольким адресатам без дополнительных затрат. Время передачи текстового сообщения измеряется в секундах.

В ближайших планах – решение вопроса подключения к ГИСТ РТ всех без исключения районных (межрайонных) судебно-медицинских отделений, дальнейшее развитие информационного обмена между структурными подразделениями бюро с последующим отказом от бумажных носителей.

Список литературы

1. Письмо ЦИТ РТ №01/756 от 25.07.10 г. «О степени информационной безопасности сведений».
2. Регламент «Порядок направления документов по электронной почте» от 27.03.10 г.
3. Указ Президента РТ №УП-52 от 05.02.2009 "О единой межведомственной системе электронного документооборота в Республике Татарстан».
4. ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» 1-ФЗ от 10.01.02 г.