Компьютер – как основной инструмент кадрового делопроизводства

Publication in electronic media: 04.10.2011 under http://journal.forens-lit.ru/node/314
Publication in print media: Актуальные вопросы судебной медицины и права, Казань 2011 Вып. 2

Республиканское бюро судебно-медицинской экспертизы МЗ РТ

Кадровое делопроизводство является отраслью управленческой деятельности, документирующей трудовые отношения согласно действующему законодательству.

Кадровая документация фиксирует персональные данные сотрудников, а также информацию о наличии и движении персонала. В функциональные обязанности специалистов кадровой службы входят сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) персональных данных сотрудников, ведение приказов по личному составу, необходимых для своевременной выплаты заработной платы и обеспечения социальных льгот сотрудникам. Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях, обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле работника [1].

Без четко организованной, хорошо отлаженной работы кадровой службы невозможна эффективная деятельность любой организации, в том числе судебно-медицинской службы – медицинского учреждения особого типа. Стремительное развитие инфокоммуникационных технологий способствует изменению порядка сбора, хранения, обработки и передачи информации. Сегодня компьютер является основным инструментом в работе кадровой службы.

За последнее время появилось очень много различных программных средств, предназначенных для автоматизации кадрового делопроизводства. Они удобны для кадрового учёта, позволяют автоматически формировать кадровые документы, такие как личные карточки, приказы, отчеты и др. В них надёжно хранится база личных данных о каждом сотруднике, рассчитывается трудовой стаж (общий и непрерывный), учитываются результаты исполнения работником своих должностных обязанностей.

Однако применение компьютерных программ требует от специалиста по кадрам более углубленных знаний современных информационных технологий, умения быстро ориентироваться в постоянно меняющихся требованиях по персональному учету. В последнее время значительно увеличился документооборот, усложнились оформление и ведение документации, статистической отчетности.

В кадровой службе бюро используются следующие профессиональные программы: программное средство (ПС) «Перечень льготных профессий», автоматизированная система «Кадры», «Федеральный регистр медицинского персонала», ПС «ЭкспертПро», ПС «Документы персонифицированного учета», учет личных карточек сотрудников и оформление медицинских страховых полисов в электронном виде, электронные таблицы в формате MS Excel по расчету среднесписочной численности, форм по труду и занятости (в человеко-часах), премиальных начислений и др.

ПС «Перечень льготных профессий» предназначено для подготовки и передачи в Пенсионный фонд перечня рабочих мест, профессий, должностей, занятость на которых даёт право сотрудникам бюро на досрочное пенсионное обеспечение в соответствии со статьями 27,28 Федерального закона от 17.12.2006 №173 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» [2].

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение персонального учёта, заполняет перечень рабочих мест, профессий (должностей), занятость на которых даёт право на досрочное назначение трудовых пенсий. Затем в соответствии с данным перечнем создает поименный список работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение. База данных сопоставляется с бухгалтерскими сведениями о начисленной заработной плате и передается в Пенсионный Фонд в электронном виде с помощью программы «Тaxnet», раз в полгода. Это дает возможность более точно устанавливать периоды льгот и определять сроки назначения пенсий.

Автоматизированная система «Кадры» (АС «Кадры») разработана для применения в отделах кадровых служб лечебно-профилактических учреждений Республики Татарстан. Система предназначена для формирования контрольных списков медицинских и немедицинских работников для сдачи годового отчета в Министерство здравоохранения Республики Татарстан.

База данных, передаваемая в МЗ РТ, состоит из нескольких частей:

1. Общие сведения (дата приёма на работу, ИНН, номер страхового свидетельства, ставка, вид работы (основная, по совместительству), дата и место рождения, гражданство, национальность, образование, специальность).
2. Сведения о трудовом стаже (общий, непрерывный, медицинский, медицинский непрерывный).
3. Дополнительные личные сведения (адрес по прописке и фактическому проживанию, состояние в браке, ближайшие родственники, паспортные данные).
4. Сведения, необходимые для воинского учёта.
5. Сведения об образовании, прохождении аттестации, наличии квалификационной категории, повышении квалификации на тематических циклах и циклах усовершенствования.
6. Данные о наказаниях, поощрениях.

«Федеральный регистр медицинского персонала» необходим, прежде всего, для определения реальной потребности каждого субъекта РФ во врачебных, фельдшерских и медсестринских кадрах. Для этого Министерство здравоохранения и социального развития РФ и разработало Федеральный регистр, включающий всех сотрудников с высшим и средним специальным медицинским образованием, независимо от статуса лечебно-профилактического учреждения, в котором они работают (федеральное, межрайонное, муниципальное и т. д.). В регистр вносятся все необходимые данные, позволяющие оценить уровень компетенции и квалификации каждого медицинского работника. Регистр позволяет не только анализировать текущую кадровую ситуацию, но и подсказывать пути её оптимизации, планировать кадровую политику.

Система ведения федерального регистра медицинских работников информационно-аналитической системы Минздравсоцразвития России предназначена для сбора, хранения и обработки данных учёта медицинского персонала субъектов Российской Федерации, а также мониторинга и контроля, распределения и перемещения персонала.

Важно отметить, что эта программа внедрена в работу кадровой службы в декабре 2009 года, и за короткий промежуток времени сведения регистра были полностью сформированы. Ежемесячно сведения обновляются, сдаются на проверку в «Республиканский медицинский информационно-аналитический центр», откуда отправляются в Министерство здравоохранения и социального развития РФ для формирования Федерального регистра по Российской Федерации.

Сетевое программное средство «ЭкспертПро» используется в работе кадровой службы с апреля 2010 года. ПС «ЭкспертПро» было создано по заказу Минздрава РТ в целях усовершенствования системы оплаты труда и оптимизации работы административно-управленческого персонала.

ПС «ЭкспертПро» объединило работу трех служб: кадровой, экономической и бухгалтерии. Каждая служба отвечает за свой раздел работы, а программа координирует их деятельность за счет упорядоченного обмена информацией по каждому конкретному сотруднику между специалистом по кадрам, экономистом и бухгалтером. Программа содержит полный перечень сотрудников (в том числе временных и уволенных), их личные и профессиональные данные, количество вакантных и занятых ставок, позволяет легко и быстро найти и распечатать любой интересующий документ (приказ).

Экономист формирует штатное расписание, вводит данные по ставкам (перечень подразделений, должностей по номенклатуре, количество ставок), а также данные для формирования вакантных ставок (нижний и верхний разряды, процент начислений за вредность и стаж). Специалист по кадрам также принимает участие в формировании штатного расписания: указывает данные для начисления заработной платы (группа нормы часов, источник выплат и статья расхода) и данные для трудового договора (непосредственное подчинение, количество дней дополнительного отпуска, режим работы).

Специалист по кадрам вводит приказы по личному составу (прием, перемещение, отпуск, увольнение и др.) и регистрирует их. Затем сведения поступают на компьютер экономиста и бухгалтера по расчетам с рабочими и служащими, которые выполняют необходимые процедуры для начисления заработной платы и иных выплат сотрудникам.

В настоящее время ПС «ЭкспертПро» находится в стадии разработки и отладки. Надеемся, что со временем применение этой программы позволит автоматизировать, систематизировать и упростить работу специалистов, сократит количество документов за счет использования их в электронном виде.

Компьютер помогает ведению кадрового делопроизводства, но, в то же время, требует от специалиста по кадрам большей ответственности, внимательности, аккуратности в заполнении документации. Важно отметить, что ответственность специалиста по кадрам возрастает в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных», обеспечивающих защиту информации кадровой службы от несанкционированного доступа.

Список литературы

1. ФЗ «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.06 г.
2. ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» №173-ФЗ от 17.12.06 г.